オフィスのデザインやレイアウトを考えることは、業務効率化を進める上で大きな意味があります。
例えば、最近は自分の席を固定しないフリーアドレスを導入する企業が増えています。
これもコミュニケーション活性化や他部署とのコラボレーション促進といった面で業務効率をアップさせる有効手段のひとつです。また、近年ではよりクリエイティブな成果を促すことを目的として、
「Activity Based Working(ABW)」という“時間と場所を自由に選択できる働き方”の重要性がうたわれています。そこで今回は、ABWによってオフィスに働く場所の選択肢を増やすメリットや、導入に必要なことをご紹介します。
創造性を高める働き方、ABWとは？
ABWは業務内容に応じて最適な場所を選択する働き方です。
それによって、その業務の質が高まります。
「集中したいタスクの時は、ひとりでこもることで集中力を途切れさせずに企画をまとめる」、
「ざっくばらんに話し合いたいミーティングのの時は、リラックスした姿勢をとることで本音を引き出す」といったことが例として挙げられます。
ABWを導入するためには、業務内容や様々な状況に応じたスペースが必要です。
例えば
・コミュニケーションやコラボレーションを生まれやすくするため、
立ったままで気軽にアイデア出しができるカジュアルなミーティングスペース
・何かアイデアが浮かんだり、疑問に思ううことがあった際にすぐに相談ができるスペース
・ひとりで集中して業務が行える一人用ブース
・ひとりでリラックスした状態でアイデアを膨らますことができるライブラリー
などがあります。
ABWをオフィスに導入することの効果、メリットは？
ABWをオフィスに導入することは、創造性を高めること以外も多くのメリットがあります。
ここではその中でも主なものを3つご紹介します。
ワーカーの自主性が高まる
ABWではワーカー一人ひとりが業務内容によって最適なスペースを選択します。
そのため、ワーカー自らがやるべきことを積極的に考えるようになり、自主性が高まります。
業務効率の向上
業務内容に合わせたスペースが用意されていることで、ワーカーはひとつの業務のみに集中して取り組むことができます。これにより、業務効率の向上が望めるでしょう。
偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなる
業務内容により各スペースを移動することで、普段オフィス内を歩き回ることが増え、偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなります。
また、その移動によって、自分の席が固定された状態で業務を行うのに比べ、気分転換やモードチェンジがしやすくなります。
ABWを導入するために必要なこと
ABWをオフィスに導入する上で重要な点は、スペースありきではなく、ワーカーが最も働きやすい環境をつくるにはどういったスペースが必要か考えることです。そのためには、これまでの業務の流れがどのようになっているのかを確認した上で、現在のオフィスに足りないもの、必要とされているものを洗い出すことが大切です。
・各スペースがどの程度あるのか
ex. 集中や発想のソロワークを行うスペース
気軽なミーティングやコミュニケーションを行えるスペース
・使用頻度はどの程度なのか
・スペースを増やす要望がワーカーから挙がっているのか
また、ひとりの方が集中して業務ができるワーカーもいれば、集団の中にいた方が業務に集中できるというワーカーもいます。そうしたワーカーそれぞれの特性も把握した上で、必要なもの・不要なものの取捨選択をしていくことがABW導入のポイントになります。
ABW導入の鍵は必要なもの・不要なものの取捨選択
ABWはワーカー一人ひとりが今やるべきことを把握し、それに合わせて最適なスペースを選択します。そのため業務ごとのメリハリがきくようになり、効率の向上が期待できます。さらにワーカーの自主性を育てることも可能な働き方です。
ABWを導入するには、様々な業務に合わせて最適なスペースを用意することが求められます。そこで重要なことは、ABWを導入する前に、どういったスペースが必要なのか、必要でないのかをしっかりと検討することです。自社の現状の課題を把握することで、無駄のない効率的なスペースを用意することができ、ABW導入を成功につなげることが可能になるでしょう。
Jin Hirose
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